Індекс може надзвичайно покращити доступність книги чи документа, оскільки він містить важливі слова та фрази та номери сторінок, на які вони посилаються.
Зараз я пишу свою першу книгу - про конфіденційність Windows 10 - і одна з речей, яку я дуже хотів додати до неї, - це індекс найважливіших слів і фраз, щоб користувачі могли використовувати індекс як посилання на швидко шукайте інформацію.
Microsoft Word 2016 поставляється з опціями для створення індексу; сам процес зовсім не є складним, але все ж може бути заплутаним, як почати.
Створення індексу в Word 2016
Хоча ви можете створити індекс у будь-який час, я пропоную вам створити його, як тільки ви закінчите писати та редагувати книгу чи документ.
Оновити індекс можна, якщо ви його запустили під час написання чи редагування, але якщо ви це зробите після того, як закінчите, вам не доведеться цього робити, і зазвичай це набагато простіше і швидше.
Для початку відкрийте документ у Word 2016. Тепер створення індексу - це процес у двох частинах. Ви позначаєте записи, які ви хочете включити до індексу першими, а потім генеруєте індекс із позначених записів.
Для початку перейдіть на вкладку посилань. На цій вкладці ви знайдете групу індексів інструментів. Найважливішим для першого кроку є "введення позначки". Щоразу, коли ви вибираєте його, ви повідомляєте Word, що хочете, щоб виділений текст був частиною індексу.
Ось як це робиться:
Крок 1: Позначте текст, який ви хочете включити до індексу, та виберіть "Введення позначки" після цього.
Це досить просто. Просто виділіть текст у документі та натисніть на позначку після цього. Ви можете виділити окремі слова швидко, двічі клацнувши на ньому.
Крок 2 : Налаштування індексу
Word відкриває вікно "маркування запису індексу", яке ви можете використовувати для налаштування запису. Якщо ви просто хочете, щоб текст з індексом натисніть кнопку позначки, щоб це було зроблено з цим.
Ви можете змінити формат номера сторінки (напівжирним або курсивом, щоб виділити конкретний текст), додати підпункт або використати позначкою всю функціональність для автоматизації процесу.
Word відображає текст, позначений XE "TEXT", щоб ви знали, що він уже позначений.
Ви можете відключити позначки абзацу та іншу інформацію про приховане форматування на головній> Показати / приховати або за допомогою комбінації клавіш Ctrl- (
Крок 3 : Повторіть процес
Пройдіть документ і позначте текст, який потрібно включити до індексу. Хоча ви можете дещо автоматизувати це, я пропоную вам не робити, оскільки ви отримаєте більше контролю над індексацією таким чином.
Так, для створення індексу знадобиться більше часу, але результат буде кращим.
Крок 4 : Додайте індекс до документа Word
Після того як ви закінчите маркування тексту в документі Word, ви можете додати до нього індекс. Перейдіть до місця в документі, в якому потрібно відобразити індекс.
Виберіть Посилання> Вставити індекс, щоб додати його до місця розташування. Word завантажує вікно конфігурації, яке ви можете використовувати для налаштування індексу.
Ви можете використовувати його для зміни кількості стовпців, наприклад, або вибрати інший шаблон формату для індексу. У вікні відображається попередній перегляд, щоб ви знали, як це виглядає в документі під час внесення змін.
Крок 5 : Виправте помилки
Я пропоную вам потім пройти індекс, щоб виправити будь-які проблеми, які ви можете помітити. Основний приклад - це декілька індексованих записів, які відносяться до одного і того ж типу інформації, наприклад реклами, реклами та реклами.
Виправити помилки легко. Перейдіть до місця в документі, який ви хочете змінити, і просто модифікуйте його в тексті (частина XE). Це змінює маркований запис.
Все, що тоді потрібно зробити - це вибрати індекс і натиснути кнопку "оновити індекс", щоб застосувати зміни. XE визначає запис, і він може відрізнятися від обраного тексту. Отже, щоб уніфікувати текст, який повинен бути вказаний під одним записом індексу, просто модифікуйте елементи XE та натисніть кнопку оновлення індексу згодом, щоб застосувати зміни.
